1. Lägenhet-Gäst

 

Lägg in alla lägenheter i registret

I ditt hyresgäst- lägenhetsregister ska du lägga in uppgifter så att alla lägenheter resp. lokaler finns i registret.

Om du har flera fastigheter så kan du koppla dem till filialredovisningen i bokföringen och få separata rapporter på dem även om du använder samma konto för hyresintäkterna. Du kan då få en totalrapport plus rapporter per hus. Filialerna lägger du upp i meny 4-4-1.

Om en lokal och en lägenhet är förknippade med varandra så kan du hantera dem på samma basuppgift, men bättre är att hantera varje lokal resp. lägenhet som separata objekt.

Alla objekt får ett basnummer som används för identifiering, 1 - 500.

 

 

Du får upp en lista med det antal objekt du lagt in som maxantal på hyresvärdsdata. Listan är sorterad i nummerordning och du kan sortera den på olika sätt genom att trycka [F6].

 

Data på hyresgäst och lägenhet/lokal

Tryck [Enter] på den rad du vill lägga in objekt på och du får registrera följande:

 

 

Hyresgäst

Här skriver du in uppgifter om hyresgästen, som namn, telefon etc. Raden Info (skriv på faktura) är avsedd för särskild infomation som kan behövas när fakturan ex. betalas från ett huvudkontor. Raden är unik för varje hyresgäst och skrivs allstå inte ut på avier.

Om en lägenhet inte är uthyrd, kan du lämna dessa uppgifter blanka, och endast fylla i uppgifterna om själva lägenheten. Då ligger lägenheten med i dina register, märkt som "Ej uthyrd". Om du däremot har tomma lägenheter som du ej vill ha med i registret, t ex vid reparationer, så kan du avaktivera lägenheter genom att fylla hela raden för hyresgästens namn med x. De lägenheterna syns då inte i några rutiner. Du aktiverar lägenheten igen under punkt mapp 2 nedan.

Välj typ av objekt

Du kan bara använda en av raderna dvs. objekttypen styr och hyresgästen kopplas till objektet. Om en hyresgäst hyr flera objekt så ska du lägga in dessa på nya platser.

Till varje objekt kan du lägga 4 rader med kostnadsersättning / tillägg, raderna 3-6. Momshanteringen är kopplad till den objekttyp du valt på rad 1 eller 2 och får samma momshantering, dvs. rad 1 ger beloppen inklusive moms och rad 2 beloppen exklusive.

Nummer och beskrivning

Lägg de lägenhets- lokalnummer, platsnummer eller motsv. du vill använda på objektet samt en kort beskrivning, ex. 3 rum & kök, motorvärmare, tvättstuga och liknande debiteringar.

Lägenhetsyta

På rad 1 eller 2 kan du ange lägenhetsyta och sedan använda den uppgiften vid ex hyresjusteringar. Ytan kan fyllas i även på raderna 3-6 men används inte för hyresjusteringar.

Hyresbelopp

Hyran resp kostnadsersättningen ska anges inkl. ev. moms om objektet är styrt till rad 1 och anges exklusive moms om objektet är styrt till rad 2.

Kontonummer

Ange det kontonummer som hyresintäkten resp kostnadsersättningen ska bokföras på. OBS - det är uppgifterna på bokföringskontot som styr momshanteringen i aviseringen och bokföringen.

Filial

Har du flera hus kan du hantera dem som filialer/kostnadsställen och få separata redovisningar på vart och ett, eller grupper av dem.

Du kan vid behov även styra in hyreslikvider till olika konton.

Inflyttningsdatum

Lägg in senast aktuella inflyttningdatum. Viktigt är att datumet är senast på första dagen i den månad som ska debiteras.

Avflyttningsdatum

Här slår du in det datum en hyresgäst vill avflytta. Om lägenhet är löpande uthyrd så ska datumet vara 2019-12-31 till dess hyresgästen vill avflytta. På uthyrda lägenheter visas avflyttningsdatum i högerkolumnen på sammanställningslistan där du väljer lägenhet. Vid ändringar aktiveras listan när du väljer den nästa gång.

Avdrag hyresgästförening

Redovisar du hyresgästernas avgifter till ev. Hyresgästförening så anger du beloppet här och inte i uppgifterna på lägenheten.

Typ av avi

Du kan välja inbetalningskort eller fakturatyp till bankgiro- eller plusgirokonto.

Inre reparationsfond

Bostadsrättsföreningar kan hantera reparationsfonderna genom att ange det belopp som månadsvis ska betalas till reparationsfonderna, och sedan få rapporter över ställningen på kontot vid ex. årsskiften. Rapporterna hittar du under Mapp 4 - Brf Repfonder.

Indexreglering

Du kan använda indexreglering av hyror för lokaler och anger här det index som gäller vid kontraktstecknandet. Index anges som heltal. Om du har ett index du vill ange som är 233.54 så anges du det utan decimal dvs 23354, dvs. du multiplicerar det med 100. Du kan indexreglera del av totalhyran. Indexomräkningen sker i meny 15-1-2 Hyresjustering.

Bashyra

På rad två i tabellen ligger den hyra som just nu är aktuell för debitering och här anger du den bashyra som ska vara underlag för indexregleringen, dvs det belopp som i kontraktet utgör underlag för indexräkningen.

Fast hyra

Om inte hela hyran ska indexregleras så anger du här det belopp som ligger fast, dvs inte regleras.

Utskrift av hyresgäst lista

Tryck [F4] för att skriva ut en lista på hyresgästerna

Utskrift av etiketter

Tryck [F5] för att skriva ut etiketter på hyresgästerna. Etiketterna skriv ut på A-4 ark med etikettformat 70 x 37 mm i tre spalter, standardblankett.

Notering på hyresgäst

Genom att ta [F3] kan du göra noteringar på enskilda hyresgäster, som du sparar med [F2].

 

2. Aktivera lägenhet

Om du har lägenheter som har varit avaktiverade, så är det denna rutin du använder för att aktivera dom igen, och få tillbaka dom i dina register. Du får en lista över de lägenheter du har avaktiverade, och väljer vilken du vill aktivera igen. Bläddra med [piltangent] och välj med [Enter]. Du har då två alternativ hur du vill märka lägenheten. Är den outhyrd så lämnar du namnraden tom. Lägenheten kommer då tillbaka till dina listor, och står som "Ej uthyrd". Om lägenheten är uthyrd fyller du i gästuppgifterna, precis som tidigare. Spara uppgifterna med [F2]. Lista över dina avaktiverade lägenheter kan du skriva ut med [F4], eller till etiketter med [F5]. Om du har många avaktiverade lägenheter, kan du också göra en sortering i listan med [F6]. Du kan välja att ha sorteringen efter basnummer, hyresgäst, lägenhets nummer eller beskrivning,

samt filial+basnr.